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So verwalten Sie komplexe Projekte mit Microsoft Project 2019 Professional

So verwalten Sie komplexe Projekte mit Microsoft Project 2019 Professional

Einführung

Die Verwaltung großer Projekte kann schwierig sein, aber mit den richtigen Tools können Sie den Prozess vereinfachen und positive Ergebnisse erzielen. Microsoft Project 2019 Professional ist ein äußerst leistungsstarkes Tool zur Verwaltung komplexer Projekte. Es ist mit leistungsstarken Projektmanagement-Tools ausgestattet, die Ihnen dabei helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben, Fristen einzuhalten und erfolgreiche Projekte abzuwickeln. Egal, ob Sie ein erfahrener Projektmanager sind oder gerade erst anfangen: In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit Microsoft Project 2019 Professional komplexe Projekte effizient verwalten.


Verstehen von Microsoft Project 2019 Professional und seiner Benutzeroberfläche.

Bevor wir auf die Besonderheiten des Projektmanagements eingehen, werfen wir einen Blick darauf, was Microsoft Project 2019 Professional auszeichnet. Diese Software umfasst Gantt-Diagramme, Projektplanung, Ressourcenmanagement und erweiterte Berichtstools, die Ihnen helfen, Ihre Projekte effizienter zu verwalten. Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihr Computer die folgenden Mindestanforderungen erfüllt: eine kompatible Windows-Version, ausreichend RAM und Speicherplatz.

Der erste Schritt zur Beherrschung von Microsoft Project 2019 Professional besteht darin, sich mit der Benutzeroberfläche vertraut zu machen. Die Software verfügt über eine Ribbon-basierte Benutzeroberfläche, die anderen Microsoft Office-Produkten ähnelt, und erleichtert so Benutzern die Verwendung, die bereits mit Word oder Excel vertraut sind.

  • Multifunktionsleiste: Die Multifunktionsleiste verfügt über Registerkarten wie „Aufgabe“, „Ressource“, „Bericht“, „Projekt“ und „Ansicht“. Jede Registerkarte enthält Werkzeuge und Befehle, die sich auf ihre Kategorie beziehen.
  • Gantt-Diagramm: Das Gantt-Diagramm ist die Standardansicht von Microsoft Project und zeigt Aufgaben, Dauer und Abhängigkeiten auf einer visuellen Zeitleiste an.
  • Aufgabenbereich: In diesem Abschnitt können Sie Projektaufgaben hinzufügen und verwalten, Ressourcen zuweisen und den Fortschritt überwachen.

 

Setting Up Microsoft Project 2019 Professional 

Die Ersteinrichtung mit Microsoft Project 2019 Professional ist einfach. Geben Sie zunächst die Einstellungen Ihres Projekts an, z. B. Start- und Endtermine, Arbeitszeiten und benutzerdefinierte Kalender. Navigieren Sie dann zum Menü „Datei“, wählen Sie „Neu“ und wählen Sie ein leeres Projekt oder eine entsprechende Vorlage aus, um loszulegen.

Um ein neues Projekt zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Erstellen Sie ein neues Projekt: Gehen Sie zu Datei > Neu und wählen Sie Leeres Projekt.
  2. Projektinformationen definieren: Klicken Sie auf Projekt > Projektinformationen, um das Startdatum, den Kalender und andere wichtige Details des Projekts festzulegen.
  3. Arbeitszeit konfigurieren: Gehen Sie zu Projekt > Arbeitszeit ändern, um den Projektkalender einschließlich Arbeitszeiten, Feiertagen und Ausnahmen anzupassen.

 

Planungs- und Terminierungsaufgaben


Erstellen eines Projektstrukturplans (PSP)

A Work Breakdown Structure (WBS) is a hierarchical breakdown of a project into smaller, more manageable components. To create a work breakdown structure (WBS) in Microsoft Project:

  • Add Tasks: In the Task Pane, create tasks that divide the project into phases, deliverables, and work packages.
  • Outlined Tasks: Create a hierarchical structure by clicking the Indent Task and Outdent Task buttons.
  • Set Task Durations: Determine the duration of each task using estimates and previous experience.

Definieren Sie Aufgabenabhängigkeiten.

Aufgabenabhängigkeiten geben die Beziehungen zwischen Aufgaben und die Reihenfolge an, in der sie ausgeführt werden sollen. Microsoft Project unterstützt vier verschiedene Formen von Abhängigkeiten:

  • Finish-to-Start (FS): Die Nachfolgeaufgabe kann erst beginnen, wenn die Vorgängeraufgabe abgeschlossen ist.
  • Start-to-Start (SS): Die Nachfolgeaufgabe kann erst beginnen, wenn die Vorgängeraufgabe begonnen hat.
  • Finish-to-Finish (FF): Die Nachfolgeaufgabe kann erst abgeschlossen werden, wenn die Vorgängeraufgabe abgeschlossen ist.
  • Start-to-Finish (SF): Die Nachfolgeaufgabe kann erst abgeschlossen werden, wenn die Vorgängeraufgabe begonnen hat.

Um Abhängigkeiten hinzuzufügen, verknüpfen Sie die Aufgaben und klicken Sie auf der Registerkarte „Aufgabe“ auf die Schaltfläche „Aufgaben verknüpfen“.

 

Terminplanung und Zeitmanagement

Effektives Zeitmanagement ist eine Schlüsselkomponente für erfolgreiches Projektmanagement. Legen Sie Meilensteine ​​fest, um die wichtigsten Phasen Ihres Projekts anzuzeigen, und verwenden Sie Aufgabenabhängigkeiten, um die Abfolge der Aktionen anzuzeigen. Microsoft Project 2019 ermöglicht Ihnen das Verknüpfen von Aufgaben. Dies bedeutet, dass Verzögerungen bei einer Aufgabe abhängige Aufgaben sofort ändern, sodass Sie einen realistischen Termin einhalten können.

 

Resourcenmanagement

Ressourcen sind die entscheidende Komponente jedes Projekts. Die Zuweisung der richtigen Ressourcen zu den entsprechenden Aufgaben kann über Erfolg oder Misserfolg Ihres Projekts entscheiden. Mit Microsoft Project können Sie Aufgaben Ressourcen wie Teammitglieder, Ausrüstung und Zubehör zuweisen. Verwalten Sie die Ressourcenverfügbarkeit, um eine Überbelegung zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihr Team effizient arbeitet.

Ressourcen in Microsoft Project können in Arbeitsressourcen (Mitarbeiter), Materialressourcen (Zubehör) und Kostenressourcen (Budget) unterteilt werden. So weisen Sie Ressourcen Aufgaben zu:

  • Erstellen Sie einen Ressourcenpool: Gehen Sie zu Ressource > Ressourcenblatt und geben Sie die Details für jede Ressource ein.
  • Ressourcen zuweisen: Wählen Sie eine Aufgabe aus, klicken Sie auf die Schaltfläche „Ressourcen zuweisen“ und wählen Sie die entsprechenden Ressourcen aus.

 

Verwalten der Ressourcenzuweisung

Eine ordnungsgemäße Ressourcenverteilung stellt sicher, dass Ihr Personal nicht überlastet ist. Verwenden Sie die unten aufgeführten Techniken, um die Ressourcenzuweisung zu verwalten:

  • Ressourcennivellierung: Diese Funktion ändert automatisch die Start- und Enddaten von Aufgaben, um eine Überlastung zu verhindern. Sie können darauf zugreifen, indem Sie zu Ressource > Nivellierungsoptionen gehen.
  • Anpassen der Arbeitslast: Ändern Sie die Arbeitsbelastung manuell, indem Sie die Zuweisungseinheiten im Aufgabenformular ändern.

Budgetierung und Kostenmanagement

Die Verwaltung Ihres Budgets ist entscheidend. Mit Microsoft Project 2019 Professional können Sie Kosten schätzen und Ausgaben während des gesamten Projektlebenszyklus verfolgen. Legen Sie Basisbudgets fest, vergleichen Sie sie mit den tatsächlichen Kosten und passen Sie sie nach Bedarf an, um innerhalb der finanziellen Grenzen zu bleiben.

 

Risikomanagement

Das frühzeitige Erkennen potenzieller Risiken und die Planung von Minderungsstrategien können künftigen Ärger vermeiden. Verwenden Sie Microsoft Project, um Risiken zu dokumentieren, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Notfallpläne zu entwickeln. Überprüfen und aktualisieren Sie Ihren Risikomanagementplan regelmäßig, um auf Überraschungen vorbereitet zu sein.

 

Fortschritt verfolgen

Wenn Sie den Fortschritt im Auge behalten, bleibt Ihr Projekt auf Kurs. Gantt-Diagramme in Microsoft Project bieten eine visuelle Darstellung Ihres Projektzeitplans und heben Aufgabendauer, Abhängigkeiten und Meilensteine ​​hervor. Verwenden Sie diese Diagramme, um die Projektleistung zu überwachen, Anpassungen vorzunehmen und eine rechtzeitige Fertigstellung sicherzustellen.

 

Kommunikation und Zusammenarbeit

Effektive Kommunikation ist für den Projekterfolg von entscheidender Bedeutung. Microsoft Project 2019 lässt sich nahtlos in andere Tools wie Microsoft Teams und Outlook integrieren und erleichtert so den einfachen Austausch von Projektaktualisierungen und die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern. Nutzen Sie diese Integrationen, um alle auf dem Laufenden zu halten und einzubinden.

 

Erweiterte Funktionen

Mehrere Projekte verwenden

Für Organisationen, die mehrere Projekte verwalten, ermöglicht Microsoft Project 2019 Professional die Integration mehrerer Projekte in ein Masterprojekt. Dies hilft bei der gemeinsamen Nutzung von Ressourcen und der allgemeinen Projektkoordination. Erstellen Sie ein Masterprojekt, indem Sie eine neue Projektdatei öffnen und zu Projekt > Unterprojekt gehen und dann vorhandene Projektdateien einfügen.

Anpassen von Ansichten und Tabellen

Passen Sie die Software an Ihre spezifischen Bedürfnisse an:

  • Benutzerdefinierte Ansichten: Gehen Sie zu Ansicht > Weitere Ansichten, erstellen Sie eine neue Ansicht und konfigurieren Sie die Einstellungen.
  • Benutzerdefinierte Tabellen: Ändern Sie vorhandene Tabellen oder erstellen Sie neue über Ansicht > Tabellen > Weitere Tabellen.

Verwenden von Makros zur Automatisierung

Makros können sich wiederholende Aufgaben automatisieren und die Produktivität steigern. So erstellen Sie ein Makro:

  • Makro aufzeichnen: Gehen Sie zu Ansicht > Makros > Makro aufzeichnen.
  • Aktionen ausführen: Führen Sie die Schritte aus, die Sie automatisieren möchten.
  • Aufzeichnung beenden: Klicken Sie auf „Aufzeichnung beenden“ und weisen Sie dem Makro einen Namen zu.

 

Best Practices für die Verwaltung komplexer Projekte

Effektive Kommunikation

Eine klare und konsistente Kommunikation ist unerlässlich. Nutzen Sie die Zusammenarbeitsfunktionen von Microsoft Project:

  • Projektpläne teilen: Exportieren Sie Projektpläne in verschiedene Formate wie PDF oder Excel.
  • Zusammenarbeit im Team: Integration mit Microsoft Teams für Zusammenarbeit und Updates in Echtzeit.

 

Risikomanagement

Identifizieren und mindern Sie Risiken schon früh im Projektlebenszyklus. Verwenden Sie Microsoft Project, um Risiken aufzulisten, Notfallpläne zu entwickeln und Aufgaben zur Bewältigung von Risiken zuzuweisen.

 

Ständige Verbesserung

Überprüfen Sie regelmäßig die Projektleistung und wenden Sie die gewonnenen Erkenntnisse auf zukünftige Projekte an. Führen Sie Nachprojektprüfungen durch und aktualisieren Sie Ihre Projektmanagementprozesse entsprechend.

Die Verwaltung komplexer Projekte muss keine große Herausforderung darstellen. Mit Microsoft Project 2019 Professional haben Sie einen leistungsstarken Verbündeten, der Sie bei der erfolgreichen Planung, Durchführung und dem Abschluss von Projekten unterstützt. Von der Definition Ihres Projektumfangs bis hin zur Fortschrittsverfolgung und dem Risikomanagement bietet diese Software umfassende Tools, um sicherzustellen, dass Ihre Projekte ein voller Erfolg werden. Nutzen Sie Microsoft Project 2019 Professional noch heute und bringen Sie Ihre Projektmanagementfähigkeiten auf die nächste Ebene.